De werkdag van een Management Assistent

Als Management Assistent binnen de Business Unit Cloud & Security ben de spin in het web die ervoor zorgt dat alles op het juiste moment in beweging komt. Jij zorgt dat processen soepel lopen, collega’s precies weten waar ze aan toe zijn en het management altijd kan rekenen op overzicht en rust. Benieuwd hoe jouw werkdag eruitziet? Lees gauw verder!

De dag start met een kop koffie of thee en een kort overlegmoment met Kees of Vera. Samen kijken jullie naar lopende deadlines, certificeringen die bijna verlopen en events die op de planning staan. Jij zet acties uit, vult overzichten aan en plant direct afspraken of opvolgingen in. Wanneer er een ziekmelding binnenkomt, verwerk jij die direct en zet je acties uit richting HR en leidinggevenden.

Daarna duik je in certificeringen en partner statussen. Welke collega moet welk examen doen? Zijn alle registraties compleet? Hoe staat het met onze verplichtingen richting partners zoals Microsoft en Kaseya? Jij verwerkt mutaties, actualiseert systemen en stuurt een vriendelijke reminder wanneer een deadline nadert. Ook check je het systeem op trainingsverzoeken die op goedkeuring wachten, studieovereenkomsten die je moet opvolgen en nieuwe opleidingen die je alvast inplant. Je rondt administratieve taken af en zorgt dat alles correct is vastgelegd.

In de middag staat vaak een mix van organiseren en coördineren op de agenda. Misschien faciliteer je een intern overleg: jij zorgt dat ruimtes klaarstaan, techniek werkt en iedereen weet waar hij moet zijn. Tussendoor doe je wat reguliere checks op werkzaamheden van collega’s en voer je controles uit vanuit onze ISO-processen. Wekelijks zorg je dat de urenlijsten van collega’s actueel zijn. Daarnaast ondersteun je HR bij het wervings- en onboardingsproces: sollicitanten uitnodigen, mutaties verwerken en voorbereidingen treffen voor nieuwe collega’s. Denk aan toegang tot systemen, het welkomstpakket of de planning van een onboardingsdag.

Aan het einde van de dag verzamel je informatie voor rapportages zodat het management altijd beschikt over actuele en heldere inzichten. Misschien verstuur je nog een terugkoppeling richting engineers over de aanwezigheid van relaties bij events, of organiseer je een klein gebaar voor een geboorte, verjaardag of condoleance. Jij bent degene die ervoor zorgt dat collega’s zich gezien voelen.

Voor je afsluit, loop je nog even door de agenda’s en check je wat er morgen op de planning staat. Zo ga je met een goed gevoel naar huis, omdat je precies weet: alles loopt en iedereen kan op mij bouwen.

Wil jij een rol waarin je écht het verschil maakt achter de schermen en impact hebt op de hele organisatie? Dan is de functie van Management Assistent jouw volgende stap. Sluit je aan en maak onze Business Unit elke dag een beetje sterker.