Support
Ontdek, leer en innoveer

Exact Online Bouw voor jouw organisatie

Geschreven door Jens van Tuijl op 23-3-26 14:30

ERP Consultants

Ieder aannemingsbedrijf weet dat overzicht en inzicht in de voortgang de basis vormen voor een geslaagd project. Offertes, werkbonnen, planning van mensen en materieel, uren en inkoop, allemaal processen die voortdurend door elkaar lopen. Exact Online Bouw is ontwikkeld om juist die processen te stroomlijnen: van kantoor tot werkplaats en bouwplaats, met één bron van waarheid en minder handmatig werk. In deze blog leggen we uit wat Exact Online Bouw is, welke plek het inneemt in jouw IT‑landschap als aannemer, wanneer je ervoor kiest (of overstapt), hoe het je voorbereidt op de inzet van AI en welke rol Aspect ICT hierin kan spelen.

Wat is Exact Online Bouw?

Exact Online Bouw is de cloudoplossing van Exact die primair gericht is op bouw‑ en aannemingsbedrijven. Het verbindt de werkvloer met het kantoor: projecten, offertes, werkbonnen, uren, planning en (nacalculatie van) kosten komen samen, terwijl de financiële verwerking is geborgd in Exact. Daarmee verschilt het van Exact Online Projecten (meer financieel‑/uren‑gedreven voor dienstverleners) en Exact Online Productie (gericht op seriematig of stukproductie met voorraaddynamiek).

In de praktijk betekent dit: je stuurt projecten aan, koppelt medewerkers en materieel aan opdrachten, registreert voortgang en kosten, en houdt grip op marges in zowel de uitvoering als in de administratie.

Welke rol speelt Exact Online Bouw in mijn IT-landschap als aannemer?

Praktisch gezien fungeert Exact Online Bouw als operationele basis: planning, werkbonnen, voortgang en nacalculatie leven daar. Je financiële basis (Exact) verwerkt inkoop, verkoop, kostenplaatsen/kostendragers, btw en bankkoppelingen. De informatie uit de uitvoering stroomt automatisch mee en waar nodig breid je gericht uit. Aannemers koppelen bijvoorbeeld Boris voor uitgebreidere personeels‑ en materieelplanning en Zenvoices/Scan Sys voor automatische factuurverwerking. Het effect is direct merkbaar in de praktijk: facturen zijn direct gekoppeld aan het juiste project, planners schuiven mensen en materieel zonder complexe Excel‑bestanden en de projectcontroller ziet continu dezelfde werkelijkheid als de uitvoering. Je administratie beweegt dus mee met de uitvoering.

Waarom zou ik voor Exact Online Bouw kiezen?

Exact Online Bouw is de juiste keuze wanneer je als aannemingsbedrijf vooral buiten waarde levert en je merkt dat de aansluiting tussen uitvoering en kantoor te vaak leunt op losse lijstjes, Excel‑bestanden of “even nabellen”. Exact Online Bouw is namelijk bedoeld om kantoor en uitvoering met elkaar te verbinden bij werkzaamheden die op locatie worden uitgevoerd, zodat planning, werkbonnen, uren en kostenregistratie direct doorlopen naar je projectadministratie en financiële verwerking. Daardoor kun je de inzet van mensen en materieel centraal beheren en sneller bijsturen, terwijl je tegelijk de voortgang en nacalculatie baseert op wat er écht is gebeurd met actuele uren en kosten die gekoppeld zijn aan je administratie. Het gevolg is dat papierstromen en dubbel werk afnemen, omdat informatie niet meer op meerdere plekken hoeft te worden vastgelegd en je toewerkt naar één projectdossier als basis. En misschien wel het belangrijkste: Exact Online Bouw is geen “one‑size‑fits‑all”, maar juist passend voor organisaties in de bouw (zoals renovatie, aannemers, bouwbedrijven en vergelijkbare partijen) waar operationele grip en financiële grip samen moeten komen.

Waarom zou ik naar Exact Online Bouw overstappen?

Een recent traject bij De Groot & Schagen Aannemingsbedrijf laat goed zien wat een overstap oplevert. Zij maakten de overstap van een verouderde applicatie naar een geïntegreerde omgeving met Exact Online Bouw als basis, aangevuld met Boris voor planning en Zenvoices voor automatische factuurverwerking. Wat er veranderde? Minder handwerk en altijd zicht op kosten en opbrengsten per project. In de woorden van bedrijfsleider Freek de Bruin: “Je klikt het project aan en je hebt eigenlijk alles inzichtelijk: kosten, opbrengsten, inkoopfacturen, alles staat eronder.” De aanpak was bewust gefaseerd: eerst de basis (relatiebeheer, facturatie, financiële administratie), daarna inkoop, offertes en werkbonnen. Het past bij hoe bouwbedrijven werken: kort schakelen, snel door, maar wél met een robuuste ruggengraat.

Hoe helpt Exact Online Bouw mij met het voorbereiden op AI?

AI is pas echt van toegevoegde waarde als je data klopt en je processen gestandaardiseerd zijn. Exact Online Bouw helpt om die basis te leggen: standaard projectdata (uren, materiaal, voortgang) vormt betrouwbare input voor analyses rondom marges, meerwerk en planningsrisico’s. Met document‑ en factuurverwerking via bijvoorbeeld Zenvoices ontstaan betrouwbare datasets waarop je later AI‑gedreven dashboards of Copilot agents kunt laten aansluiten. Dankzij standaard API’s leg je bovendien eenvoudig koppelingen waardoor je integraties en toekomstige AI‑assistenten gecontroleerd kunt toevoegen.

Welke rol kan Aspect ICT spelen?

 Een implementatie of overstap naar Exact Online Bouw gaat verder dan alleen software vervangen: het raakt je proces rondom het registreren van informatie, hoe je planning en werkbonnen inricht en hoe alles straks overzichtelijk samenkomt in je project- en financiële administratie. Vanuit onze expertise begeleiden wij deze trajecten via onze bewezen aanpak met het Aspect Project Framework™, zodat elke stap beheersbaar blijft en logisch op de vorige aansluit.

We starten met een korte voorbereiding en kick-off om doelen, scope en betrokkenen scherp te krijgen. Daarna duiken we in jullie processen en organisatiecontext en vertalen we dat naar een inrichting die past bij jullie manier van werken. Vervolgens bereiden we migratie en eventuele koppelingen zorgvuldig voor, richten we Exact Online Bouw in en testen we alle processen uitgebreid zodat alles stabiel werkt bij livegang. Tot slot zorgen we voor training en adoptie van gebruikers en blijven we na oplevering betrokken voor nazorg en doorontwikkeling, zodat de oplossing blijft aansluiten terwijl jullie organisatie verder groeit en digitaliseert. 

Klaar om Exact Online Bouw te verkennen?

Een overstap naar Exact Online Bouw hoeft geen ingewikkeld traject te zijn. Met de juiste aanpak wordt het een praktische moderniseringsslag waarmee je meer grip krijgt op planning, werkbonnen en projectresultaat. Wil je weten wat Exact Online Bouw specifiek voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met mij op, ik denk graag met je mee over de beste vervolgstappen.
Onderwerpen: ERP Software

Bekijk alles