Sharepoint: 4 voordelen van intranet in Microsoft 365
Geschreven door Mike Langerak op 6-9-23 9:42
Bent u op zoek naar een modern intranet voor uw organisatie? Dan is Microsoft Sharepoint Online uw beste keuze. Met Sharepoint werkt u modern en veilig in de cloud en heeft u altijd en overal toegang tot uw digitale informatievoorziening. SharePoint is door Microsoft is gelanceerd om organisaties een veilige moderne werkplek te bieden, de samenwerking binnen organisaties te verbeteren en meer rendement te halen uit kantoorautomatisering. Sharepoint maakt onderdeel uit van Office 365. Bent u benieuwd wat de voordelen zijn voor uw organisatie? Wij leggen het u graag uit.
Sharepoint: wat is het en wat kunt u ermee?
SharePoint is een cloud-based intranet-omgeving die organisaties in staat stelt om op veilige wijze digitale informatie uit te wisselen en daarover te communiceren. Met SharePoint kunt u alle mogelijke bestandstypen uitwisselen, projecten, agenda's en to-do's beheren, business intelligence-rapporten opstellen en veilig en overzichtelijk communiceren met collega's.
SharePoint kent vele functionaliteiten, waardoor niet in één uitleg te vatten is wat de mogelijkheden zijn. In dat opzicht is SharePoint vergelijkbaar met een computer: daarvan kun je ook niet in één zin uitleggen wat het is en wat je ermee kunt. En dat doet er ook niet toe: de een gebruikt een computer immers om teksten mee te schrijven, de ander om Netflix mee te kijken en weer een ander om illustraties mee te ontwerpen.
Kortom: de computer kent eindeloze mogelijkheden, maar het enige wat voor de gebruiker belangrijk is, is de specifieke toepassing waar hij de computer voor gebruikt. Voor SharePoint geldt hetzelfde: de manier waarop u SharePoint gebruikt, bepaalt wat SharePoint voor u betekent.
De belangrijkste oplossingen die Sharepoint u biedt...
- Het veilig opslaan van digitale bestanden en informatie binnen een organisatie.
- Het uitwisselen van digitale bestanden en informatie met collega's.
- Het managen van projecten, to-do's en agendabeheer.
Sharepoint als opslagomgeving
De informatie die je middels SharePoint opslaat, wordt ingedeeld in zogenaamde bibliotheken, ook wel libraries genoemd. Het gaat hier niet alleen om documenten die in Microsoft Office zijn gemaakt, maar om alle mogelijke digitale bestanden. Dus ook video's, foto's en andere bestanden en documenten.
Sharepoint als centrale communicatie-omgeving
SharePoint Online is niet alleen een opslagomgeving, zoals OneDrive dat is. SharePoint is vooral en bovenal een communicatie-omgeving. Dat begint natuurlijk bij de uitwisseling van digitale informatie, maar het is in SharePoint ook mogelijk om met leden binnen een organisatie te communiceren middels fora, polls, agenda's en to-do's.
De voordelen van Sharepoint voor uw organisatie?
Hoewel SharePoint grenzeloze mogelijkheden kent, bent u niet gedwongen die allemaal te gebruiken. Een aanzienlijk deel van de SharePoint-gebruikers maakt bijvoorbeeld uitsluitend gebruik van de opslag- en deelmogelijkheden van het platform. Ook voor u geldt dat u zelf kunt kiezen waar u SharePoint het liefste voor gebruikt.
Wilt u weten wat SharePoint voor u kan betekenen? Stel uzelf dan de volgende vraag:
Welke problemen en uitdagingen ervaar ik op het gebied van informatie- en communicatietechnologie (ICT) en hoe zou Sharepoint die problemen kunnen oplossen?
Uiteraard staan we bij Aspect ICT klaar om die vraag samen met u te beantwoorden. Wij hebben jarenlange ervaring met consultancy op het gebied van ICT en helpen u graag verder. Bekijk ook onze projecten voor Verschoor & Bras en Stichting Waardeburgh.
Voordeel 1. Eén digitaal intranet voor heel uw organisatie
De kracht van SharePoint is dat een oplossing biedt voor organisatorische uitdagingen op ICT-gebied. SharePoint is erop gericht de digitale samenwerking binnen uw bedrijf te stroomlijnen en vereenvoudigen. Hierdoor heeft uw organisatie één gecentraliseerd digitaal platform waar al uw werknemers toegang toe hebben.
Voordeel 2. Sneller en efficentier werken met de Sharepoint alles-in-een-oplossing
SharePoint is een ideaal platform om digitale content te managen binnen uw organisatie. Wellicht dat u nu werknemers hebt die bestanden opslaan in de cloud of op hun harde schijf, en deze vervolgens naar collega's doormailen wanneer zij deze bestanden willen delen. Dat vergt nogal wat werk: eerst het bestand opslaan, vervolgens de mail openen, daarna het bestand als bijlage toevoegen, vervolgens het bestand verzenden.
Dankzij SharePoint maakt u die tussenstappen allemaal overbodig: uw medewerkers werken online binnen de Office 365-omgeving waar ook SharePoint onderdeel van uitmaakt. Het resultaat? Een alomvattend online Document Management Systeem (DMS) voor uw organisatie. Delen, bewerken en managen is met een klik van de muis geregeld. Geen tijdrovend mailverkeer meer, geen bestanden die kwijtraken, geen verschillende versies van hetzelfde document. En u heeft ook nog eens de vrijheid om zelf te kiezen wie in uw organisatie toegang heeft tot welke libraries of welk bestand.
Voordeel 3. Altijd en overal plaatsonafhankelijk en veilig werken in de cloud
Een groot voordeel van SharePoint is dat het zich in de cloud bevindt. Daarom is SharePoint voor iedereen met inloggegevens altijd en overal toegankelijk. Ongeacht waar of wanneer. Buitengewoon handig wanneer uw medewerkers onderweg zijn, thuiswerken of op een andere hub zijn.
Voordeel 4. Optimaal inzicht dankzij geïntegreerde bedrijfsanalyses
Wellicht bent u veel tijd kwijt aan het opstellen van BI-rapporten en bedrijfsanalyses. Met SharePoint is dat verleden tijd, want SharePoint combineert gegevens van diverse bronnen en brengt die samen in één rapport. Dit gebeurt middels technische integratie in Microsoft Office, maar ook in Microsoft Access en andere systemen die op SQL zijn gebouwd. In Jip en Janneke-taal: het is mogelijk om bijna alle datagegevens uit andere programma's aan SharePoint te koppelen en te verenigen tot één overzichtelijk rapport.